Mit 8 Fragen zum richtigen Content-Management-System

Das Content-Management-System ist die technische Basis Ihrer Online-Präsenz und der digitalen Kommunikation Ihres Unternehmens. Daher steht die sorgfältige Auswahl des passenden Systems an vorderster Stelle bei der Planung. Die Anzahl der zur Verfügung stehenden Systeme ist groß. Umso wichtiger ist es, dass bei der Entscheidung grundsätzliche strategische Überlegungen miteinbezogen werden.

Wir stellen daher viele Fragen, die bei einem Auswahlprozess beantwortet werden sollten. Hier die wichtigsten:

1. Welche Inhalte sollen gespielt werden und wer erstellt diese?

Damit Texte, Bilder und Videos bestmöglich für die Besucher und Suchmaschinen aufbereitet werden können, sollte ein CMS dazu einfach zu bedienende Tools (wie Drag and Drop oder WYSIWYG-Editoren) zur Verfügung stellen. Auch die Verwaltung und Integration von Dateien, Attachments, Links und Multimedia-Elementen sollte ohne technische Kenntnisse erfolgen können.

2. Welche redaktionellen Workflows müssen abgebildet werden?

Je mehr Personen an einer Webseite arbeiten, umso wichtiger ist es zu planen, wie diese Prozesse organisiert werden sollen. Im Rahmen einer Qualitätssicherung können Freigabe-Workflows und Versionierungen zum Einsatz kommen. Auch sind in vielen Unternehmen komplexe Rollen- und Rechte-Konzepte notwendig, um bestehende Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten abzubilden. Diese Funktionalitäten sollte das CMS bieten.

3. Unterstützt das System SEO?

Suchmaschinen fordern von Webseiten diverse Details, die das Ranking maßgeblich beeinflussen. Gut, wenn das CMS diese kennt und dafür eine Lösung bietet.

Kurze Ladezeiten

Neben den vielen Zeilen Code, die eine Website-Programmierung ausmachen, stellen Bilder immer noch die größte Datenmenge dar, die beim Aufruf einer Website anfällt. Das CMS sollte in der Lage sein, beim Hochladen verschiedene, an die Darstellung angepasste Größen zu erstellen, die dann an den entsprechenden Stellen gezielt ausgegeben werden. Durch cleveres Caching ist es zudem möglich, bestimmte Datentypen im Zwischenspeicher des Browsers vorzuhalten.

Einfache Möglichkeiten zur Content-Auszeichnung

Für Bilder und Videos sollte das CMS die Möglichkeit bieten, sogenannte Metadaten in einem zentralen Verwaltungsbereich zu bearbeiten. Dazu zählen der Titel und die Beschreibung für die Indexierung und Copyright-Informationen oder Untertitel. Auch Textinhalte können durch Zuhilfenahme von Analysewerkzeugen innerhalb des CMS untersucht werden, um die Relevanz für eingegebene Keywords herauszufinden. 

Metadaten

Jede einzelne Inhaltsseite sollte über für SEO essentielle Informationen verfügen, die jeder Redakteur beachten sollte: Seitentitel, Seitenbeschreibung. Dies sind die zentralen Bestandteile der SERPs, also der Suchergebnisseiten, und sollten unbedingt unkompliziert gepflegt werden können.

Sprechende URLs

Werden neue Inhalte angelegt, ist außerdem zu beachten, dass sich aus dem gerade erstellten Artikel eine sinnvolle Webadresse ergibt. Diese sogenannten sprechenden URLs sollten bereits beim Lesen eines Links vermitteln, worum es auf der Seite gehen wird, und sich mit dem Inhalt des Beitrages decken. Moderne CMS erstellen die URL anhand des Seitentitels bzw. der Überschrift und bieten die Möglichkeit, im Nachhinein problemlos Optimierungen daran vorzunehmen. Dadurch können nicht nur Nutzer, sondern auch die Suchmaschinen den Beitrag (und eventuell übergeordnete Kategorien) besser in den Kontext der Website einordnen.

XML-Sitemap und robots.txt

Nachdem ein Artikel veröffentlicht wurde, sollte dieser möglichst schnell im Google-Index auftauchen. Ein CMS sollte alle Seiten automatisch in eine durch Google verwertbare sitemap.xml überführen, was es den Bots der Suchmaschine ermöglicht, die Website zu durchsuchen und zu erkennen, welche Inhalte sich in welcher Frequenz verändert haben. Gleichzeitig weist die robots.txt-Datei darauf hin, welche Inhalte ignoriert werden sollen.

4. Welche Sprachen sind – jetzt und in nächster Zukunft – geplant?

In einer globalen Welt werden natürlich auch die Internetseiten immer internationaler. Wo es in einigen Branchen durchaus reicht, auf Deutsch und Englisch zu kommunizieren, sind andere Branchen längst dabei, Online-Inhalte in diversen europäischen Sprachen zu veröffentlichen. Aber auch Sprachen mit fern-asiatischen, arabischen oder kyrillischen Zeichensätzen sind inzwischen bei immer mehr Unternehmen Teil der Vertriebsstrategie.

Spiegellösung vs. individuelle Version

Bei der Konzeption einer mehrsprachigen Website sollte zuallererst die Frage gestellt werden: Wird es jedes Dokument der Ausgangssprache auch in den jeweiligen Übersetzungen zu sehen geben? Oder soll fremdsprachigen Besuchern vielmehr eine konzentrierte Version der Website präsentiert werden mit ausgewählten Inhalten? Beide Ansätze sind entscheidend für die Auswahl des CMS, denn nicht jedes System kann mit beiden Fällen gleich gut umgehen und die Verwaltung der Inhalte wird dann möglicherweise verkompliziert.

5. Planen Sie mehrere Webseiten in einem Netzwerk?

Für eine effiziente Verwaltung mehrerer Portale aus einer Anwendung heraus ist es wichtig, dass das CMS mandantenfähig ist und ein Multi-Portal-Management bietet. Damit können Templates, Inhalte und Funktionalitäten portalübergreifend verwendet werden. Das spart Zeit und Kosten.

6. Welche Daten und Systeme sollen eingebunden werden?

Die von uns präferierten Systeme sind modular aufgebaut und lassen sich flexibel an unterschiedliche, auch künftige Anforderungen anpassen. Für Fremddaten, die integriert werden sollen, müssen entsprechende Schnittstellen entweder vorhanden sein oder entwickelt werden.

7. Wie hoch sind die Kosten für Anschaffung, Anpassung, Wartung, Updates etc.?

Natürlich spielt der Preis eine wichtige Rolle. Auch bei Open-Source-Systemen entstehen Kosten für die Bereitstellung und Inbetriebnahme. Abhängig von Art und Umfang der Webseite verteilen sich diese auf Hosting, Integration, Anpassung, Schulungen, Wartung, Pflege und Betrieb. Um wirtschaftlich zu arbeiten und den ROI im Blick zu behalten, sollten diese Kostenbereiche bereits bei der Planung kalkuliert werden.

8. Was werden Sie morgen brauchen?

Die zunehmende Digitalisierung hat inzwischen alle Branchen getroffen und die Märkte und das digitale Umfeld nachhaltig verändert. Und da dieser Prozess immer weiter voranschreitet, müssen zukunftsfähige Lösungen unbedingt skalierbar und flexibel aufgestellt sein. Das System sollte mit Ihnen wachsen können und neuen Anforderungen an Datenintegration oder steigendem Traffic standhalten.

Wir beraten Sie bei der Wahl eines für Sie passenden Systems und kümmern uns um die vollständige Implementierung und gern auch um die Schulung Ihrer Mitarbeiter.

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